Hướng dẫn quy trình làm hồ sơ thực tập sinh Nhật Bản

QUY TRÌNH LÀM HỒ SƠ TTS NHẬT BẢN  

BƯỚC 1: KHÁM SỨC KHỎE

A. Khám sức khỏe:

            Yêu cầu: Khám 02 lần , lần 01 trước khi nhập học, lần 02 trước xuất cảnh 10 – 15 ngày, ngoài ra có thể khám đột xuất (theo yêu cầu của đối tác Nhật bản).

Khám tại Bệnh viện chỉ định:  BV BỘ GTVT, BV HỒNG NGỌC, BV TRÀNG AN. 

CÁN BỘ TUYỂN DỤNG TRỰC TIẾP HƯỚNG DẪN TTS KHÁM SỨC KHỎE.

LƯU Ý: Khi đi khám sức khỏe, cần mang theo 04 ảnh cỡ 4*6

Những điều cần chú ý về sức khỏe:

- TTS có hình săm không được tham gia chương trình Thực tập sinh Nhật bản, muốn được tham gia phải đi tẩy hình săm trước khi tham gia chương trình này.

- TTS bị dị hình, dị tật, cụt một trong 10 ngón tay, mặt bị chàm (đỏ, đen) trên khuôn mặt v.v cũng không tham gia chương trình này.

- Mắt không đeo kính phải đạt 7/10 trở lên.

B. Trường hợp các đơn hàng gấp cần tiến cử lao động thì CB-TD tư vấn yêu cầu TTS đi Bệnh viện làm trước các bước sau đây:

- Xét nghiệm máu, nhằm sàng lọc :

1- Vi rút HIV

2- Vi rút Viêm gan B

3- Phân loại nhóm máu

4- Đo thị lực của mắt

5- Chiều cao, cân nặng

BƯỚC 2: LÀM HỒ SƠ

A. Lý lịch trích ngang

Số lượng yêu cầu : 2 bản (hai bản)

Yêu cầu TTS ra hiệu sách mua 2 bộ hồ sơ, sau đó lấy lại 2 bản (trích ngang) mầu xanh , kê khai toàn bộ thông tin cá nhân và gia đình. Khai đầy đủ: Quá trình thời gian học tập, công tác, thông tin Bố , Mẹ, Anh, Chị, Em ruột, ( Vợ, Chồng, Con đối với các TTS đã kết hôn).

LƯU Ý: TTS phải khai đầy đủ, chi tiết các thông tin cá nhân và gia đình ( Bao gồm thông tin Bố, Mẹ, Vợ, Chồng, Con, Anh, Chị, Em ruột, Quá trình học tập, công tác) Phải ghi rõ từ tháng nào, năm nào, đến tháng nào năm nào, học ở đâu, làm ở đâu. .Bản trích ngang phải được dán ảnh 4*6 và đóng dấu giáp lai vào ảnh.

XIN DẤU XÁC NHẬN CỦA UBND XÃ, PHƯỜNG  NƠI TTS CƯ TRÚ.

B. Hộ Khẩu gia đình

Số lượng yêu cầu: 2 quyển (hai quyển)

Mang hộ khẩu gia đình (có tên TTS trong hộ khẩu) đi photo thành 3 (ba quyển)

LƯU Ý:: Sở dĩ phải photo 3 quyển, vì lý do Bộ phận Hành chính một cửa tại UBND Xã, Phường sẽ giữ lại 01 bản để lưu, tất cả các trang của quyển Hộ khẩu phải được photo trên khổ giấy A 4, tất cả được xòe ra và đóng dấu giáp lai).

 XIN DẤU XÁC NHẬN CHỨNG THỰC SAO Y BẢN CHÍNH CỦA UBND  XÃ, PHƯỜNG NƠI TTS CƯ TRÚ.

C. Giấy khai sinh

Số lượng yêu cầu:  2 bản (hai bản).

Giấy khai sinh (nếu là bản gốc) 

LƯU Ý:: Sở dĩ phải photo 3 bản, vì lý do Bộ phận Hành chính một cửa tại UBND Xã, Phường sẽ giữ lại 01 bản để lưu. 

XIN DẤU XÁC NHẬN CHỨNG THỰC SAO Y BẢN CHÍNH CỦA UBND  XÃ, PHƯỜNG NƠI TTS CƯ TRÚ.

Nếu bị mất giấy Khai sinh gốc thì TTS phải đến UBND Xã, Phường gặp Cán bộ Tư pháp để xin cấp lại, khi xin thì đề nghị xin luôn 2 bản.

Nếu Giấy khai sinh, CMND, Hộ khẩu, Bằng cấp và các loại giấy tờ liên quan không trùng tên, họ, thì phải có xác nhận bằng quyết định thay tên, thay đệm, thêm đệm, bớt đệm, đổi họ…của Sở Tư Pháp Tỉnh, Thành Phố.

D. Chứng minh nhân dân

Số lượng yêu cầu: 2 bản (hai bản).

LƯU Ý:: Sở dĩ phải photo 3 bản, vì lý do Bộ phận Hành chính một cửa tại UBND Xã, Phường sẽ giữ lại 01 bản để lưu. Hai mặt của CMND (mặt trước và mặt sau) phải được photo trên cùng một mặt giấy, khổ giấby A 4.

XIN DẤU XÁC NHẬN CHỨNG THỰC SAO Y BẢN CHÍNH CỦA UBND  XÃ, PHƯỜNG NƠI TTS CƯ TRÚ.

Nếu bị mất CMND thì TTS phải đến Đội quản lý Hành chính và trật tự xã hội Công an Quận, hoặc  CA Huyện nơi TTS cư trú để xin cấp lại, để đảm bảo thuận tiện cho CB-TD và TTS thì khi nhập học mang theo giấy hẹn trả CMND đi theo để chứng minh tính xác thực của sự việc).

Các lỗi hay mắc của TTS khi photo CMND :

Photo trên giấy khổ A5, thậm chí có TTS còn photo như cái nhãn vở của học sinh tiểu học.

Photo trên khổ A4 nhưng lại photo thành 2 mặt của một trang giấy. Các lỗi này thường hay mắc đối với TTS quê ở Quảng trị,Hà tĩnh, Nghệ an, Thanh hóa, Phú thọ, Thái nguyên… và một số địa phương có ít người tham gia chương trình TTS Nhật bản.

E. Bằng tôt nghiệp các loại

Số lượng yêu cầu: Mỗi loại bằng tốt nghiệp 2 bản (hai bản).

LƯU Ý: Bằng tốt nghiệp ở đây được hiểu là: Chứng chỉ nghề, bằng cấp 3, bằng trung cấp, bằng cao đẳng, bằng đại học. Có những đơn hàng chỉ yêu cầu bằng Cấp 2.Nếu TTS đã có chứng chỉ tiếng Nhật và các loại chứng chỉ tay nghề do các tổ chức Nước ngoài cấp thì đây chính là lợi thế ưu tiên cho chính TTS đó. Không cần phải nộp các loại chứng chỉ như tiếng Anh, và các loại giấy tờ không liên quan gì đến chương trình TTS Nhật bản).

Cụ thể như sau:

-      TTS đã tôt nghiệp Đại học, thì chỉ cần nộp Bằng Cấp 3 và Bằng Đại học.

-      TTS đã tốt nghiệp Cao đẳng, thì chỉ cần nộp Bằng cấp 3 và bằng Cao đẳng.

-      TTS có chứng chỉ  nghề thì nộp chứng chỉ nghề và bằng Cấp 3.

-      TTS cấp 2 (do tiêu chí đơn hàng) thì nộp bằng Cấp 2.

-      Nếu chưa lấy được Bằng chính thì nộp GIẤY CHỨNG NHẬN TÔT NGHIỆP TẠM THỜI, BẢNG ĐIỂM, nhưng đến khi đỗ đơn hàng thì bắt buộc phải nộp bằng chính (photo chứng thực).

-      Ngoài ra TTS nào có chứng chỉ tiếng Nhật và chứng chỉ nghề do các tổ chức Nước ngoài cấp thì nộp cùng theo hồ sơ.

LƯU Ý: Các loại bằng cấp cần nộp yêu cầu photo làm 3 bản

Sở dĩ phải photo 3 bản, vì lý do Bộ phận Hành chính một cửa tại UBND Xã, Phường xẽ giữ lại 01 bản để lưu. Bằng cấp phải được photo trên cùng một khổ giấy A 4, 

XIN DẤU XÁC NHẬN CHỨNG THỰC SAO Y BẢN CHÍNH CỦA UBND  XÃ, PHƯỜNG NƠI TTS CƯ TRÚ.

-        Nếu BẰNG CẤP mà TTS đi xin các nhận SAO Y BẢN CHÍNH ở nơi khác(Không phải nơi TTS cư trú, thì phải mang theo bằng gốc đi để đối chiếu).

F. Giấy Xác nhận Nhân sự

Số lượng yêu cầu: 01 (một bản)

Yêu cầu TTS đến UBND Xã, Phường nơi TTS cư trú, gặp Trưởng hoặc Phó Công an Xã, Phường để xin. Giấy này phải được gián ảnh 4*6 vào góc trái của văn bản, đóng dấu giáp lai của Công an Xã, Phường.

LƯU Ý: Do công tác hướng dẫn của hệ thống Pháp luật chưa được được thống nhất, nên một địa phương vẫn gọi là GIẤY XÁC NHẬN HẠNH KIỂM.Hoặc GIẤY XÁC NHẬN THÂN NHÂN. Tóm lại là tên gọi thì có thể khác nhau, nhưng cứ có dấu xác nhận của Cơ quan Công an Xã, Phường nơi TTS cư trú, là được.)

G. Giấy Xác nhận Tình trạng Hôn nhân

Số lượng yêu cầu: 01 (một bản)

Đối với TTS chưa đăng ký kết hôn yêu cầu TTS đến UBND Xã, Phường nơi TTS cư trú, gặp Trưởng hoặc Phó Ban tư pháp Xã, Phường để xin.

LƯU Ý: Do công tác hướng dẫn của hệ thống Pháp luật chưa được được thống nhất, hơn nữa một địa phương do cán bộ thực thi công vụ không hiểu loại giấy này nó thế nào. (Bởi vậy: Giấy Xác nhận tình trạng Hôn nhân Phòng Kiểm soát sẽ cung cấp mẫu chuẩn cho CB-TD để CB-TD cung cấp cho TTS và Cộng tác viên).Hoặc TTS tự tra cứu trên Google – Gõ vào ô tìm kiêm: Mẫu TP/HT-2010-XNHN.2 sau đó in ra, điền thông tin vào. Mang ra UBND Xã, Phường (nơi TTS cư trú) để xin xác nhận.)

Đối với TTS đã đăng ký kết hôn Yêu cầu TTS mang đăng ký kết hôn của mình đi photo làm 2 bản.

LƯU Ý:   Sở dĩ phải photo 2 bản, vì lý do Bộ phận Hành chính một cửa tại UBND Xã, Phường xẽ giữ lại 01 bản để lưu,và phải được photo trên mặt  khổ giấy A 4,

Đối với trường hợp đã ly hôn, yêu cầu TTS photo quyết định sử ly hôn của tòa án.

LƯU Ý:   Sở dĩ phải photo 2 bản, vì lý do Bộ phận Hành chính một cửa tại UBND Xã, Phường xẽ giữ lại 01 bản để lưu,và phải được photo trên mặt  khổ giấy A 4

 XIN DẤU XÁC NHẬN CHỨNG THỰC SAO Y BẢN CHÍNH CỦA UBND  XÃ, PHƯỜNG NƠI TTS CƯ TRÚ

H. Ảnh thẻ

Số lượng yêu cầu:

-      12 ảnh 4*6

-      12 ảnh 3*4

-      06 ảnh 3.5*4.5

-      06 ảnh 4.5*4.5

(LƯU Ý:   Ảnh phải được chụp trên phông nền trắng,mặc áo sáng màu, đầu tóc gọn gang. Nếu TTS chup được ở nhà mang theo hồ sơ rồi thì thôi, nếu không chụp được ở nhà thì lên chụp ảnh tại Công ty). 

I. Ảnh Gia đình

Số lượng yêu cầu: 01 (một ảnh)

Ảnh chụp chung các thành viên trong gia đình ( kích thước 12*20). 

K. Hộ chiếu

 Số lượng cần: 01 (một quyển)

Khi làm hồ sơ nhập học yêu cầu TTS làm hộ chiếu luôn, công ty khuyến khích điều này, tuy nhiên trong trường hợp TTS chưa kịp làm thì :

Ngay sau khi TTS được thông báo trúng tuyển chính thức (theo quy định thì TTS được nghỉ từ 5 – 7 ngày để về nhà, trong khoảng thời gian nghỉ này yêu cầu TTS đi làm hộ chiếu ngay, tất nhiên là không lấy ngay được hộ chiếu, nhưng khi lên Công ty để hoàn thiện thủ tục nhập học trúng tuyển phải trình được giấy hẹn trả hộ chiếu của cơ quan Công an.Căn cứ vào giấy hẹn này, bộ phận Kiểm soát sẽ gửi danh sách xuống trung tâm đào tạo để TTĐT sắp xếp lịch hợp lý cho các em về lấy hộ chiếu để hoàn thiện hồ sơ Xuất cảnh

( NƠI LÀM HỘ CHIẾU: PHÒNG QUẢN LÝ XUẤT NHẬP CẢNH CÔNG AN TỈNH, THÀNH PHỐ NƠI TTS CƯ TRÚ).

L. Đơn tự nguyện

     Đơn đã có mẫu sẵn, khi lên Công ty khai Form nhập học , yêu cầu TTS chỉ việc điền đầy đủ thông tin và ký vào đơn.

     Khai theo mẫu tại Công ty.